会议营销座谈会方案

营销座谈会马上快要开始了？你做好相关方案了吗？本文是我精心编辑的会议营销座谈会方案，希望能帮助到你！

会议营销座谈会方案篇一

一、会议目的：通过此次招商会议，达成参会经销商及时与公司合作的意向，为启动市场做好铺垫。

二、会议主题：倡导健康，创造佳品，引领双赢。

三、会议时间：xx年10月15日-10月17日期间，第一天下午报到，第二天

上午8：30正式会议。

四、参会人员：

1、政府领导，包括政府领导，家电协会会长

2、康佳集团领导、厨卫事业部领导、技术部代表、品质部代表、全国区域经理

3、全国经销商

4、会议工作人员：筹备组、调度组、后勤组、接待组、交通组、现场策划组成员

五、会议地点：暂定“秘书工作”酒店

六、会议筹备期(9月20日-10月15日)

1、9月20日成立由部门领导组成的筹备组，并分配责任人，负责相关工作;

2、9月21日前由营销部提交《招商会议方案》草案，并交筹备组讨论，总经理审批通过。

3、9月22日-10月5日由各区域经理向已有合作意向的各省其他知名生活电器经销商和国美、苏宁等全国连锁销售企业发出《招商邀请函》。

4、10月1日之前确定好会议地址与参会人员(政府机关、媒体及业界人员)名单。

5、公司内部成立司仪组或请专业司仪公司负责接待工作。

6、人员分工(详见表2)

7、10月14日之前完成公司及工厂现场5s工作，完成相关接待物品的采购及信息传递。

8、10月5日之前营销部经理负责整个招商会议的费用预算，报营销总监审核，总经理签字通过。

七、会议召开期(10月16日)

1、具体会议流程(详见表1);

2、各组工作内容及要求见表2《人员分工及工作职责说明》;

八、会议结束期(10月17日)

1、会议现场的清理;

2、与酒店的费用结算;

3、带领经销商参观公司及生产现场;

3、会议结束后，各区域经理负责区域经销商的招商洽谈及返程事宜的协助。

九、会议总结期(10月17日)

1、招商会议工作总结

2、下期工作计划及目标

表一：

一、会议议程

日期 时间 项目 发言/负责人 备注

10.15 12：00-18：30 与会嘉宾接待 接待组

18：30-21：00 晚餐 后勤组

10.16 7：00-8：00 早餐 后勤组

8：00-8：30 与会人员入场 接待组 播放公司宣传广告片

8：30-8：40 主持人致开幕词、介绍与会嘉宾 主持人 开场音乐

8：50-9：05 家电协会代表致辞

9：05-9：15 集团总裁致欢迎辞

9：15-9：45 公司总经理主题发言(公司愿景及发展规划) 总经理 播放ppt发言稿

9：45-10：00 会间休息10分钟 播放公司广告片

10：00-10：40 招商主题及市场运营思路 营销总监 播放ppt

10：40-11：00 新产品揭幕仪式、宣布订货政策 主持人、揭幕嘉宾

11：00-12：00 分组座谈会 各区域销售经理

12：00-13：30 午餐及休息时间 后勤组

13：30-14：00 与会人员入会场 接待组 播放公司广告片

14：00-15：30 座谈会，宣布订货最高奖及颁奖 主持人 激昂背景音乐

15：30-15：50 宣布代理商名单及颁发代理证书 主持人、颁证嘉宾 播放音乐，注意现场气氛、颁证嘉宾及代理商的互动

15：50-16：30 代理商代表发言及决心(2名) 讲话稿

16：30-17：00 集体合影留念 摄影组

17：00-18：00 集体参观工厂 营销总监

18：00-18：30 休息30分钟 后勤组

18：30-21：00 晚宴，抽奖活动 后勤组

10.17 7：00-8：00 早餐 后勤组

中午12点前 退房、返程 后勤组、交通组

二、会议纪律及温馨提示

会议纪律

1、 参会人员必须讲究文明礼貌，注意仪容仪表，保持衣着整洁得体大方，言谈举止文明;

2、 会议期间不得无故缺席、迟到、早退，不得中途退会;

3、 会议期间将手机调至无声或震动状态，禁止在会议室抽烟、大声喧哗、交头接耳、打瞌睡或接听电话，重要事项请在会议休息期间或会议结束后解决;

4、 参会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动;

5、 休息期间不要干扰正常秩序，不得高声喧哗、嬉戏;

6、 请爱护酒店内的设施，不在会议室的课桌上乱涂乱画，不要有乱吐、乱扔等破坏会议环境的行为;

7、 个人财产自行保管，人离锁柜锁门，贵重物品随身携带;

8、 对酒店任何物品或设施造成损坏都要照价赔偿;

9、 参会人员不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。

温馨提示

1、 区域经理负责各区域代理商的业务洽谈、跟踪，及其他事情的协助办理;

2、 产品展厅设在发布会现场，展示康佳新品，揭幕仪式为16日上午;

3、 会议期间提供早餐、午餐和晚餐，用餐时敬请带好嘉宾证及餐劵，酒店凭嘉宾证及餐劵用餐;

4、 16日晚宴期间举行“幸运抽奖”活动和节目表演，请带好嘉宾证，凭嘉宾证编号参与抽奖;

5、 会议期间为了您的人身及财产安全，请配合会议日程安排，不得擅自离开酒店，遵守酒店管理制度，个人财物妥善保管，您有什么需要，可与会务组联系。

6、 会务组联络表：

组织项目 项目内容 联系人 联系电话

会议协调 协调整个会议所有事项

膳食住宿安排 安排所有参会人员中餐及晚餐(含用餐人数、地点等)，安排所有参会人员住宿(含住宿人数、地点、房间编排等)

会务组织 会议期间事务跟进、参会人员接送车辆安排、返程车票的预定

会议预算方案

1、交通费用,交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的`技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

6、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

5、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用。

会议营销座谈会方案篇二

XX年2月13日，将召开XX年销售工作会议，通过行业形势，总结全年度的销售工作，找出工作中的得与失，统一思想认识，明确XX年的销售工作的重点与方向。

一、会议主题：XX年度公司销售工作会议

二、会议时间：XX年2月13日08：30-11：30

三、会议地点：公司一楼多功能厅

四、参加人员：

一、总经理徐副总黄副总总调刘佳荣张金平俞峰

二、市场部全体人员

三、国贸部全体人员

四、公司各部门主管

五、会议内容：

1、总经理分析行业形式，总结XX年公司销售工作思路，作XX年销售工作规划，并宣布XX年销售指标与销售政策(各种奖励政策)

2、电子件各办事处作XX年销售业绩汇报

3、表彰XX年销售先进人员

六、公司销售先进表彰奖项设置及奖励金额：

对XX年度销售的先进进行表彰奖励，奖项设置及奖励金额为：

1、 电子件销售和货款回收两项指标同时超过1800万：1名(奖励为8万元);

2、 电子件销售和货款回收两项指标同时完成：3名(奖励为3万元);

七、会场布置：

1、签到表(2张)

2、会议室宣传横幅：XX年度销售工作会议----暨XX年度销售先进表彰大会;

3、会议ppt;

4、奖牌制作(六张)：xxx同仁，在XX年度销售工作中，表现突出，成绩显著，被评为XX年度公司销售精英。

特发此证，以资鼓励!

5、台花(一盆);

6、礼炮(两只);

7、花环(六束);

八、注意事项：

1、会议期间参加会议公司人员必须统一着工作服，佩戴工作牌;

2、会议期间参加会议公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席;

3、会议期间参加会议公司会议人员注意会议秩序，确保会议圆满成功!

编制：审核：批准：b

会议酒店如何选择_会议酒店选择注意事项 会议预算要点

会议酒店选择方法1．列出可供选择的清单；必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。 2．选择合适类型的场所；选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。 酒店按类型划分 酒店按地点划分 在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者是来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。位于市郊：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。 商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或是海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。3．会议类型与场所的搭配；举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。 4．现场参观注意事宜；在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；报价房应是后选名单中较好的一个；对报价方拟订的合同条款基本接受。亲临现场实地考察。 对于亲临现场进行考察应注意以下五点： 会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属同行；想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；考虑另一家酒店作为“备选”会议预算：交通费用： 出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。 会议期间交通费用—主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。会议室/会议厅的费用： 会议场地租金—通常场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式。同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 会场布置费用—如果不是特殊要求，通常此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、娱乐保健、运输与仓储、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉而且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。餐饮费用： 早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 酒水及服务费 通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。 会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可以提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常还包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种—西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主要，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 联谊酒会/舞会 事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容视听设备：除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算。 ·设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。 ·音源—主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理演员及节目·通常可以选定节目后按场次计算—预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关—专场或包场除外。其他—点心、水果及调制色酒。杂费费用：杂费指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方。 ·相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。 ·不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。 ·展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3m×3m，隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

大型会议接待流程是怎样的

公司准备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清楚呢?下面是我为你整理的大型会议接待流程，希望对你有帮助。

大型会议接待流程

一、 会议报道之前的工作

1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

▲会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右

3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。

5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括： 笔记本 、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

二、 会议报到前准备工作

1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。

三、 会议期间的工作

1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

收费过程中必须严格按程序操作，及：

(1)确定学员情况

(2)根据情况计算应交费用

(3)填写收费据不撕!

(4)收款

(5)将 收据 撕下交于学员

(6)填写报到表。

2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。

四、会议期间需要注意注意问题

1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

2、会务组所用的书面文件需保存完好。

3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点， 保险 安全的寄存。

大型会议预定筹备的流程

一、会议预订

1. 如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最近，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。

2. 会议预订确定内容事项

1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。

2)会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。

3)会议用品基础配置：大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。(如无特殊说明，不得使用KTV系统)

4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。

3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议 通知书 给各参会人员，抄送给公司上级。

二、会场布置

1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。

2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。

3. 会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。

4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。

三、会议开始前检查

1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责

2. 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。

3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

4. 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。

四、会议清场

1. 会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。

2. 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。

五、账务结算

1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。

2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。

3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的 报告 以备向上级汇报。

岛屿式会议室摆台 办公室装修的要点

你知道岛屿式会议室摆台应该如何布置吗，需要根据具体的人数进行安排布置。办公室装修的要点是需要大家多了解和重视的内容，需要知道一些小技巧并且利用到装修方面，这样可以完善整个装修效果。

会议室在装修布置的时候是需要综合考虑的，按照具体的需求和方案进行设计，这样的话才能符合会议室的要求。那么你知道岛屿式会议室摆台应该如何布置吗，需要根据具体的人数进行安排布置。办公室装修的要点是需要大家多了解和重视的内容，需要知道一些小技巧并且利用到装修方面，这样可以完善整个装修效果。

岛屿式会议室摆台

岛屿式也称《宴会式》由几张不等的桌子拼成，多以组为单位，宴会式布置一般用于讨论式的会议，在培训会议中每组一般会安排6—12人，这样有利于同组人的互动和交流。

办公室装修的要点

1、空间相对宽敞

办公室面积较大除外，通常考虑使用矮一点的办公家私，能够让人感觉视线更加开阔。作为公司老总，肯定免不了要招待些高级宾客，因此空间宽大是主要考虑的，有的公司也会把招待区域和办公区域划分成两个空间。

2、良好的空间封闭性

楼层高的办公室通常都是独立的办公室，有些企业会把老总的办公室布置在写字楼的最顶层或者写字楼的最深处，目的就是为老总们建造一个清静的工作环境，保障高层日常工作的隐私性。

3、方便工作调度

为了方便老总和各部门经理的调配，通常都会把招待室、开会间、助理间等布置在高楼层办公室旁边的地方，许多的公司把高层办公室都建成套间，外间就安排接待室或秘书办公室。

4、凸显企业文化

公司老总的办公室不但代表了公司的整体气象，而且还代表了整个公司的门面，因此大家在装饰老总办公室的时候可以参照公司的文化背景。比如墙面色彩采用公司主题色、办公桌上摆放公司标志等等。

岛屿式会议室摆台是什么样的呢，需要根据培训会议的具体需求来进行布置，比如说需要安排不同人数来进行交流，还有摆台的布置等等的问题都是很重要的方面。办公室装修的要点是什么呢，要有空间的设计，还有空间封闭性的效果等等，这些内容都是很重要的装修办公室的技巧。

如何很好地组织一场会议

一、会前准备

1、明确会议预算、会议标准、会议目的、会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议议程。

会议预算：以公司规定为准

会议标准：会议场地的档次；经济性的要求，譬如宴会多少钱一桌，茶歇多少钱一份；与会人数控制在多少人之内。

会议目的：一定要明确，开会是为了做成哪几件事，比如会议要讨论什么，现场能解决什么，会后要贯彻的事项等等。

会议时间：根据公司高层的时间安排、适当考虑周六、日。

会议地点：会议性质不同，地点选择也不同，比如新品发布会选择在民生艺术馆、名校会堂等，储备经理和经理例会选择在风景点、渡假村等，核心经销商会议选择在高星级酒店、体育馆等，月度例会、区域导购员会议设在办事处等。

会议筹备人员还需要了解会议室的通风、异味、风水，会议室大小、会议桌椅安排（前后排足够大的空隙）、领导座位安排（一定有要电源接口）、投影仪、讲台、话筒、水牌、条幅位置、卫生间、茶休活动空间、会议指示牌、餐厅指示牌等信息。

在会议地点确定后，还需在会议通知里附上酒店位置简图，注明离飞机场、火车站、汽车站、地铁站多远，各具体路线都是什么。

与会人员：提前联系参会者，确认参会者的名单，在表格中注明参会者的单位、姓名、联系方式、前来参会的交通方式、是否吃饭住宿，需要派车接待的提前安排车辆，需要住宿的提前安排住宿，需要吃饭的提前订餐，并做到不到最后一刻不放弃电话统计。建议给与会者发送有公司高层电子签名的邀请函。

会议议题：紧扣会议目的，让会议在充分讨论中达成同识。

会议议程：不到最后一刻不放弃修改的可能性，会议主持人必须具备优秀的时间控场能力。

2、会务组的安排

会务组人员确认、分工

组长负责统筹、公司高层接机、陪同；

组员1负责物料准备：条幅制作、拱门、雨伞、水果、茶点、笔记本、笔、酒水采购、卫生急救箱；

组员2负责签到、发放资料、房卡、餐券、收取房卡押金、大堂雨伞；

组员3负责会议室；

组员4负责餐饮、娱乐；

组员5机动备用。

建议筹备期每天开20分钟碰头会，会议前1天上下午各开30分沟通会。信息一定要互通，让每一个组员了解会议进行的动态进展，各自任务。大型会务可以在会议现场租用对讲机。

二、会议进行

1、组员1条幅等全部落实、组员4点菜、桌数等全部落实。

2、组员2要事前清楚人员是否有变更，特别是性别变换；房间是否可以事前安排，入住人是否同意您的安排；人员什么时候到达，部分人员可能会议早上来，就可省去报到晚的房费；与会人是否带了家属；与会人是否多来人等，为了了解与会人员是否会议中途退房走人，可以要求他们交100元房卡押金。

3、报到签名时，通知与会人晚餐时间、晚餐地点、会议地点。

4、晚餐时组员4必须在场，根据“先到先入席，满桌就开餐”原则，另外预备1桌在包间，以备公司高层用餐。

5、当晚组员3必须再调试一次话筒、投影仪，让领导高层再一次检核，问此布置妥否。

6、组员4根据报道晚餐情况，初定会议当天的进餐坐位。

7、会议最后一顿晚餐可开怀畅饮，建议设置“总裁荣誉宴”，邀请核心经销商与公司高层用餐。

8、酒店消费签单权只限1人，最多不超过2人。

9、会议中发放礼品调节气氛活跃度（礼品要求精美小巧、本地特色、实用性强）。

三、会议结束

1、建议会议第一天午餐前合影留念，建议安排基层优秀员工或经销商与公司高层同座合影。

2、退房、退卡、退押金、谈赔偿、结尾款。

3、凭有效发票、刷卡水单、会议签收表、会议现场相片、费用预算对比表、会议总结报告和审批流程核销。

图片 亚洲大酒店-亚洲会堂

综上所述，准备工作的到位，妥善的分工和完美细节的支持才能造就一场高效、成功的会议。

名词解释,会议预算？

根据不同类似的会议，会议所涉及的开支，统称为会议预算。

在会前制定会议预算是会前的必做功课。

会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用：包括航班飞机、铁路、公路、客轮的交通

(2)、会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、返程交通：包括航班、铁路、公路等交通费用。

若涉及到跨地域跨城市的会议。则此项开支会较大。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用：这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

3、住宿费用

住宿的费用：应该非常好理解，值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关，譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧、酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）通常如果有住宿的话。各大酒店都含有了早餐。

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算，自助餐形式，按桌预算――围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种――西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

(6)、其他点心、水果及调制色酒

5、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算――预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关，专场或包场除外。

7、杂费

杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。