办公室5s标准是什么?
1整理:将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的,必要的留下来,不必要的物品彻底清除。
2整顿:必要的东西分门别类依规定的位置放置,摆放整齐,明确数量,加一标示。
3清扫:清除工作场所内的脏污,并防止脏污的发生,保持工作场所干净亮丽。
4清洁:将上面的3S制度化、规范化,并贯彻执行及维持提升。
5素养:人人养成好习惯,依规定行事,培养积极进取的精神。
5S的定义
1S-整理
定义:区分要与不要的东西,职场除了要用的东西以外,一切都不放置
目的:将"空间"腾出来活用 。
2S-整顿
定义:要的东西依规定定位、定方法摆放整齐,明确数量,明确标示
目的:不浪费"时间"找东西 。
3S-清扫
定义:清除职场内的脏污,并防止污染的发生
目的:消除"脏污",保持职场干干净净、明明亮亮 。
4S-清洁
定义:将上面3S实施的做法制度化,规范化,维持其成果
目的:通过制度化来维持成果 。
5S-素养
定义:培养文明礼貌习惯,按规定行事,养成良好的工作习惯 。
目的:提升"人的品质",成为对任何工作都讲究认真的人 。
三、5S的效用
5S的五大效用可归纳为:
5个S,即: Sales、saving、safety、standardization、satisfaetion。
办公室5S工作法
“办公室5S工作法”,5S工作法是职场中维持与改善职场办公环境的工作方法,5个S(下方括号中的字母为日语罗马字)分别代指:
整理(Seiri):分清哪些物品有用,哪些物品没用,扔掉没用的。
整顿(Seiton):能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。
清扫(Seisou):打扫干净,日常使用的物品做到一尘不染。
清洁(Seiketsu):保持上述整理、整顿、清扫的状态。
素养(Shitsuke):督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。
办公室5S工作法被众多跨国公司大力推广,并在提高工作效率方面取得了不俗的效果,主要分为五个步骤。
1.整理:区分有用和没用的东西,并把没用的东西扔掉
这一部分的难点主要在于如何区分有用和没用的东西,在判断某一件物品在将来一段时间是否有用时,谁都无法做出明确的回答。
5S工作法建议可以设定一个具体的期限,比如3个月或者半年,如果过了这个具体期限,这件物品还没有派上用场,那么毫无意外,这件物品对你来说已经没用了。
2.把有用的东西进行二次整顿
即使把没用的东西扔掉,依然不能保证能很快地找到想要的东西,这个时候要做的事情就是把有用的东西进行二次整顿,比如把笔记本和计算器等常用的东西放在伸手就能拿到的地方,用便签把所有的文件夹贴上标志。
这样,不管是谁来找对应的资料,都可以在最短时间之内找到需要的资料,无形之中提高了自己在办公室内的工作效率。
3.用“清扫”避免破窗效应的蔓延
破窗效应(Broken windows theory)本来是犯罪学的一个理论,但也常被应用在工作效率的说明中,破窗效应认为环境中的不良现象如果被放任存在,会诱使人们仿效,甚至变本加厉。
如果一栋楼上有一些窗不被修理好,可能将会有人破坏更多的窗户,最终整栋楼的窗户都会被破坏掉。
如果一面墙上有一些涂鸦没有清洗,很快墙上就会布满各种乱七八糟的东西。
如果一条马路上有些垃圾没有清理,不久后就会有更多垃圾,最终人们会理所当然地将垃圾顺手丢弃在地上。
同理,一个办公室,如果有很多杂物或垃圾没有被及时清理掉,很快办公室的整体清洁水平会迅速下降,而办公室整洁水平的下降必然会影响员工的工作效率。
通过每天的清扫工作,除了让视觉感官更加舒服之外,还可以提高个人的工作集中力,因为你所能看到的只有与工作有关的东西,那些没有用的东西已经被清理掉了。
如果你的文件资料都是随意地堆放在桌子上,那么出现了什么变化,连你自己都不会发掘,但如果清扫之后,整个办公室是一个有序的状态,那么你也会入乡随俗地把自己的桌子布置得很整齐。
4.你可以不西装革履,但你的T恤必须很清洁
日常生活中的“邋遢”可以认为是某个人在生活中懒散无度,不爱收拾整理。而工作中的“邋遢”则指某些人认为收拾自己或者办公环境是在浪费时间,他们宁可把时间浪费在玩手机游戏上,也不愿意让自己的仪容看起来更整洁一点。
所以办公室5S工作法的第四个“S”就是指让上面三个“S”可以长期保持下去,至少为自己制定一定的标准,可以按时清理整顿,如果只是心血来潮地完成了前三个“S”,没几天又故态复萌,5S工作法就没有任何意义了。
5.素养才能习惯成自然
5S中最难实行的就是“素养”,与公司中的规章制度相类似,在最开始执行的时候,大家都会竭尽全力地去维持,但随着时间的推移,很多工作方式就会无法继续推行下去,比如部门要求每周进行一次办公室的卫生检查,最开始的时候大家都会热火朝天地行动起来,但过不了几周,很多人都会忘记这件事情。
究其原因,是因为即使达成了第四个“S”,大家也对完成5S工作法的必要性没有明确的认识,这时候,如果管理者可以以身作则进行示范,并且设置部门奖励机制的话,前面四部分的工作才能够真正落到实处。
办公室5s包括什么?
办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。
1.整理
整理自己的办公室,让办公室成为没有杂物,能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件,而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件,应该把它们收起来放到柜子里面,而且这样的整理每天都要进行,不要把事务留到明天,要定期定制标签标识,对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。
2.整顿
整顿自己的工作作风和工作流程,让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室,一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理,在下午下班前做彻底全面的整理。整理办公室应该放在每次工作结束之后,这样可以快速进入工作状态,提升工作的效率。
3.清扫
将短期内不用的物品和文件归档,扫除工作障碍,营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件,建立适当的文档系统,文件包括纸质文件、电脑文件等,日用品要定期进行更新,不要乱七八糟,保持办公室的整洁,也是对工作时间的整理。
4.清洁
保持办公氛围的简洁,使自己很快进入高效工作的状态。抵制住种种诱惑,包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等,实际是时间管理能否取得成效的重要因素。
5.素养
养成好的习惯,摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀,让时间成为自己所能掌控的有形资源。
扩展内容:
办公室的5S行动应该做到:
1:在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件;
2:每天都整理,不要把事务留到明天,定制标签标色;
3:及时处理文件,建立相应的文档系统;
4:整理工作时间,保持办公室整洁,经常整理文档;
5:避免被打断,筛选电话,拿起话筒,不坐着说话。
参考资料:
5S管理标语·百度百科
什么是办公室5s管理
办公司5S管理指的是:
1、办公室5s管理-桌面位置摆放规范
2、办公室5s管理-办公桌抽屉整理规范
3、办公室5S管理制度检查表
4、办公室5s管理-办公区工作纪律规定
5、办公室5s管理-办公区域环境卫生管理
6、办公室5s管理-办公室安全管理